Пред вама је Архипедија, платформа за архивски опис, заснована на софтверу AtoM 2.4. Овај совтвер је лак за употребу, како за архивисте који праве уносе, тако и за кориснике који те уносе претражују и користе у свом истраживачком раду.
За кориснике
Овај софтвер архивистима омогућава унос више различитих врста података, али она врста података која је од примарне користи истраживачима су описи архивских фондова и збирки и њима припадајућих документарних цјелина као и дигитализовани материјали. Опција за претраживање архивских описа води корисника на страницу гдје су излистани, по поставкама, сви уноси највишег нивоа, дакле фондови и збирке. Ту корисник може да види назив фонда или збирке, сигнатуру, распон година и краћи извод из описа садржаног материјала. Ови уноси су сложени према основној сигнатури, али корисник може промијенити начин разврставања (алфабетски, по годинама и слично). Корисник такође може користити опцију напредног претраживања (претрага кроз одређене рубрике или нивое описа, временски распон, одређене цјелине или ствараоци и слично). Уласком у један од описа, кориснику се предочавају до тада унесени подаци, разврстани према рубрикама које су одређене стандардом ISAD(G)2, као и стабло (са горње стране) структуре виших и нижих (припадајућих) нивоа описа. Уколико постоје дигитални објекти везани за описе, они су излистани у виртуелној вртешки изнад описа. Корисник такође може претраживати описе према класификацији фондова: управа и јавне службе, просвјета, политичке организације и друго.
Претрагом се уписани термини траже не само кроз метаподатке (наслове и описе) него и кроз текстуални садржај дигитализоване грађе.
За напредну претрагу датума потребно је користити машински формат YYYY-MM-DD, нпр. 1943-11-29.
Приликом претраге, важно је знати да алат за претрагу не препознаје верзије ријечи у падежима. На примјер, уз тражену ријеч срески неће бити показане ријечи среска, среском и слично. Да би се добили потпунији резултати, предлаже се претраживање непромјењивог дијела ријечи, односно њеног коријена, уз додавање симбола звјездице као ознаке отвореног завршетка. На примјер, за тражен термин срес* показаће се и срески, и среска, и среској и тако даље.
Приликом претраживања, кроз опцију претраге или кроз страницу (Ctrl+F), важно је обратити пажњу на писмо. Пошто су описи у Архипедији писани ћирилицом, потребно је подесити тастатуру тако да се у претрагу појмови уносе на ћирилици. Међутим, како је одређен дио архивског материјала писан латиницом, да би се претражио тај дио садржаја, потребно је исте појмове тражити и латиничним словима. Умјесто двоструке претраге, могуће је користити термин OR, на примјер, куцајте омладин* OR omladin* па ће бити тражене ријечи омладина, омладинској и слично, али на оба писма истовремено.
У претрази је могуће користити и друге специјалне карактере:
— знак " даје тачан израз између наводника ("управљање Врбаском бановином" тражи идентичну фразу)
— знак - негира претрагу са термином иза (ако тражимо Прњавор -општина појавиће се сви описи са термином Прњавор у којима нема термина општина)
— знак * представља отворено подручје не само на крају, него и прије и унутар ријечи (претрага шпа*ск* даће нам и шпански и шпањолски и остале могуће комбинације)
— знак ? такође представља отворено подручје, али само за једно слово (бањ?лучки је и бањалучки и бањолучки)
— знак ~ представља команду за тражење сличних термина (претрага за одмор~ даће нам и одборе)
— термин AND комбинује два или више појмова који су обавезни у резултатима, односно траже се описи који садрже све наведене појмове
— термин OR учиниће да је било која од тражених ријечи довољна (као у примјеру комбинације ћирилице и латинице)
За архивисте и сараднике
Овај софтвер архивистима омогућава обраду архивалија на основу међународних стандарда за опис. Одабрани стандарди за употребу у Архиву Републике Српске, односно на Архипедији, су ISAD(G)2 (за опис архивске грађе), ISAAR (CPF) (за нормативне записе, тј. за правна и физичка лица и друге ствараоце грађе), ISDIAH (за архивске установе) и ISDF (за опис функција). Сви наведени стандарди интегрисани су не само у софтвер, него и у сам интерфејс у виду инструкција, што умногоме олакшава унос метаподатака. За детаљне инструкције у вези са радом у Архипедији, обратите се руководиоцу пројекта.
Напомене
— Фотографски материјал из Архива РС који се налази на платформи је смањене резолуције и квалитета са додатим жигом „Архив РС“.
— Илустративне фотографије фондова и збирки (приказане у претрази) нису нужно саставни дио фонда или збирке коју илуструју.